O presente artigo propõe-se a apresentar um estudo de caso desenvolvido no curso de Licenciatura em Matemática na modalidade a distância do Instituto Federal de Pernambuco – IFPE. Através da criação da ferramenta chamada de sala de coordenação inserida no ambiente virtual do curso, onde foram inseridos todos os professores formadores, professores tutores e coordenações do curso, foi implementada a planilha de acompanhamento de evasão de estudantes como objetivo de efetivar o acompanhamento dos estudantes na medida em que as semanas didáticas fossem ocorrendo no sentido de interferir de forma mais imediata na ausência destes estudantes no desenvolvimento das atividades do ambiente virtual de aprendizagem junto aos polos presenciais. Por meio da utilização das planilhas google para confecção e socialização da planilha de acompanhamento de evasão de estudantes e da utilização dos formulários google para avaliação da ferramenta junto aos professores formadores e professores tutores participantes ao final do período de acompanhamento, propomos uma reflexão sobre as ações colaborativas de avaliação e acompanhamento dos estudantes nos ambientes virtuais de aprendizagem a medida que as semanas didáticas fossem ocorrendo no sentido de construir uma relação dialógica entre a equipe multidisciplinar que embasasse o cumprimento do objetivo pedagógico proposto no PPC do curso. A participação dos professores formadores e professores tutores na implementação da ferramenta nos mostra a necessidade de criação de um espaço dialógico mais efetivo no tocante ao trânsito da informação como forma de fortalecimento das ações de gestão pedagógica, bem como, no sentido de propor novas ferramentas que possam tanto contribuir para a melhoria da qualidade do serviço educacional oferecido no curso quanto para o estabelecimento de um controle pedagógico mais efetivo. Nesse sentido, consideramos a necessidade de refletir sobre a prática do gerenciamento da informação na educação online e da reflexão sobre as práticas polidocente praticadas pela equipe multidisciplinar do curso.