ESTUDO DE CASO SOBRE O ESTADO DA ARTE DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NA DEFESA CIVIL MUNICIPAL DE NITERÓI/RJ
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A Gestão de Documentos pode ser uma ferramenta capaz de garantir o trato técnico de documentos, por meio da guarda e manutenção adequada, além da recuperação imediata da informação.O presente trabalho refere-se a uma pesquisa desenvolvida na Defesa Civil Municipal de Niterói/RJ. Objetiva investigar se as informações contidas nos documentos arquivados no referido órgão contribuem para a redução de desastres naturais e para a adoção de novas estratégias preventivas. Apresenta a Gestão de Documentos como uma ferramenta da Arquivologia, capaz de propor algumas sugestões e alternativas de arquivamento adequado, visando proporcionar uma armazenagem segura e a recuperação imediata das informações, contidas nos documentos arquivados. O presente estudo de caso caracteriza-se como exploratório. Trata-se de uma pesquisa de campo, descritiva e de natureza qualitativa. Como instrumento de pesquisa foi utilizado um questionário, cujas questões formuladas foram respondidas por profissionais que atuam no órgão pesquisado. Os resultados obtidos demonstraram que a realidade detectada nos arquivos da Defesa Civil Municipal em foco reflete uma situação diferenciada, em parte, se comparada com os problemas e desafios encarados por grande parte dos arquivos públicos brasileiros. Foi identificada a utilização de dois sistemas informatizados que tornam possível a guarda e a recuperação imediata das informações, contidas nos documentos produzidos e arquivados digitalmente, realidade que viabiliza a utilização das mesmas como forma de prevenir novos desastres naturais e de planejar, estrategicamente, ações inovadoras com base em experiências passadas." 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